TelefonRechnung
Kategorienbezogene Auswertung von Telekom-Rechnungen
24.8.2006 | Thomas Eckert

Wird nicht mehr gewartet

Für Telefonanschlüsse mit mehreren Nutzern, für die getrennte Abrechnungen erstellt werden sollen, bietet die Telekom mit Rechnung Online auf ihren www-Seiten die Möglichkeit, eine sogenannte kategorienbezogene Auswertung vorzunehmen. Allerdings betrifft das nur die eigenen Telekom-Gespräche – auch nach Rücksprache mit Telekom. Mit der beiliegenden Excel-Vorlage TelefonRechnung.xlt können nun alle Gespräche ausgewertet werden, und das lokal, ohne Netzverbindung. Diese Bearbeitung sollte auch unter OpenOffice funktionieren. Geeignet vor allem für WGs oder ähnliches.

Dazu wird eine heruntergeladene Einzelverbindungsliste (evn032004*.slk) umgeformt in eine übersichtliche Tabelle (Tabellenblatt Details von TelefonRechnung0403.xls), auf der in einer Spalte der jeweilige Nutzer angegeben werden kann. Für jeden Nutzer wird daraus eine getrennte Summe berechnet (Tabellenblatt Kategorien). Einmal zugewiesene Nummern werden für den entsprechenden Nutzer gespeichert (Excel-Tabelle TelefonNummern.xls) und auf zukünftig geöffneten Rechnungen automatisch eingetragen.

Installation und Einrichtung

1. Die Vorlagendatei TelefonRechnung.xlt ist herunterzuladen und in das für Excel zugängliche Vorlagen-Verzeichnis zu speichern (wo auch eine geänderte Word-Vorlage Normal.dot steht, im allgemeinen etwas wie "Dokumente und Einstellungen/Benutzer/Anwendungsdaten/.../Vorlagen". Im Zweifelsfall die Datei öffnen und "Speichern unter ...", woraufhin Excel das Vorlagenverzeichnis vorschlagen sollte).
2. Gleichzeitig ist es günstig, ein Verzeichnis für die Rechnungen anzulegen in irgendeinem Dokumentenverzeichnis, etwa "Eigene Dateien/TelefonRechnungen", wohin auch diese Dokumentation gespeichert werden kann ([Rechte Maustaste] und "Seite speichern unter ...").
3. Um für die Telekom-Downloads das passende Excel-Import-Format zu erhalten, muss dieses auf den Seiten von Rechnung Online ausgewählt werden: Zur Zeit unter "Startseite/Persönliche Einstellungen/Voreinstellungen" den Menüpunkt "Downloadformat Rechnung und EVÜ (zur Auswertung)" auf "Excel-Import (*.slk)" setzen.
4. Zur Einrichtung ist die Vorlagen-Datei anzupassen: TelefonRechnung.xlt öffnen und bearbeiten. So sind die verschiedenen Kategorien einzutragen und deren Kürzel (welche Kleinbuchstaben sein müssen; rot als Hintergrund ist ungünstig). Außerdem ist eine Datei für die zugewiesenen Nummern anzugeben: am besten im Telefonrechnungsverzeichnis eine Datei mit Namen wie "Zugewiesen.xls". Diese wird automatisch bei erster Benutzung angelegt (oder immer, wenn nicht vorhanden). Makros hier noch nicht zulassen, erst beim eigentlichen Bearbeiten von Rechnungen. In dieser automatisch erzeugten Arbeitsmappe wird neben einem Blatt "Nummern" ein zweites angelegt namens "Anschlüsse", das einmal ermöglichen soll, ganze Anschlüsse einem bestimmten Nutzer oder auch mehreren anteilig zuzuweisen.

Rechnungen bearbeiten

Anlegen einer neuen Rechnung

Zum Auswerten einer Rechnung sind in regelmäßigen Abständen die Einzelverbindungen herunterzuladen, da sie nach drei Monaten nicht mehr zu Verfügung stehen. (Nur die undetaillierten Positionsübersichten werden länger, nämlich 15 Monate, aufbewahrt. Sie können zur Zeit auch nicht automatisch zugesendet werden; dies ist lediglich im pdf-Format möglich, was aber für die Auswertung nutzlos ist.)

1. Zum Herunterladen der Einzelverbindungsübersicht bei Rechnung Online zur Zeit auf "Startseite/Rechnungsübersicht" die Rechnung ankreuzen, dann "Einzelverbindungen und Auswertungen" auswählen und Button zum Speichern anklicken. Als Ort das oben angelegte Rechnungsverzeichnis angeben.
2. Nun in Excel eine neue TelefonRechnung anlegen: Im Datei-Menü Neu auswählen und dort die Vorlage TelefonRechnung. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem nach der einzubindenden slk-Datei gefragt wird, wo die zuvor heruntergeladene Telekom-Datei "evn*.slk" anzugeben ist. Hier sind bei Nachfrage Makros zuzulassen, weil diese zum Steuern der Berechnungen benötigt werden.

Damit sind die Telekom-Daten in eine neue Excel-Tabelle integriert. Allerdings versagen die umformenden Makros, wenn das Format der von der Telekom zur Verfügung gestellten Daten sich ändern sollte, was mitunter vorkommt. Im Zweifelsfall eine aktualisierte Version der Vorlage hier herunterladen oder selbst ändern und gerne auch . Die slk-Datei wird nach dem Importieren der Daten nicht mehr benötigt, jedoch aus Gründen der Datensicherung auch nicht automatisch gelöscht.

Nach einer solchen Änderung des Telekom-Formats ist das alte Skript noch nicht angepasst. Hier aber ein (ungeprüfter) Dateinamensgenerator von André Holzey, "der sich nur auf das erste und das letzte Datum der Telefonliste aus 'Details' stützt, also eine von-bis-Struktur bekommt". Der Code in der cls-Datei muss allerdings noch eingebaut werden in den VisualBasic-Code der Vorlagendatei. Ich versuche bald, Zeit dafür aufzubringen.

Auswerten einer Rechnung

Nach dem Anlegen einer neuen Rechnung aus einer heruntergeladenen Einzelverbindungsübersicht wird direkt das Tabellenblatt "Details" geöffnet und die Schreibmarke auf das erste freie Feld der Spalte "Nutzer" gesetzt. In dieser Spalte ist nun für jedes Gespräch der entsprechende Nutzer anzugeben durch Drücken des entsprechenden Kürzels, das auf dem Tabellenblatt "Kategorien" aufgeführt ist (und in der Vorlagendatei TelefonRechnung.xlt geändert werden kann).

• Soll Gespräche mit dieser Nummer etwa "Thomas" mit Kürzel "t" übernehmen, so wird die Nummer des Gesprächs bei Drücken von (klein) "t" diesem permanent zugeordnet und in der Nummerntabelle gespeichert (welche auf dem Blatt "Kategorien" angegeben ist). Zugleich werden alle Gespräche dieser Rechnung (und künftig geöffneter) auf diese Kategorie "Thomas" verbucht.
• Um nur dieses Gespräch "Thomas" einmalig zuzuordnen, einfach den entsprechenden Großbuchstaben, also "T" eingeben, das heißt gleichzeitig die Umschalttaste drücken. Dann wird der Name in roter Schrift eingetragen und es findet kein Eintrag in die Nummerndatei statt, so dass diese Zuordnung in Zukunft auch nicht automatisch erinnert werden kann.
• Mit [Strg] und Pfeiltasten [Oben] und [Unten] springt man zu den nächsten noch freien Einträgen in dieser Spalte.
• Bei einem Fehleintrag das entsprechende Feld auswählen und mit [Entf] löschen. Damit wird auch der Eintrag in der Nummernliste entfernt.
• Bei abgeschlossener Rechnung auf dem Deckblatt "Kategorien" das Häkchen unten rechts setzen, damit zukünftig an dieser Rechnung keine automatischen Änderungen mehr durch die Nummernliste vorgenommen werden.

Schlussbemerkung

Anmerkungen, Hinweise, Korrekturen und Verbesserungsvorschläge jeder Art sind und werden möglichst einbezogen.

Links. Siehe auch www.theorie.physik.uni-goettingen.de/~barthel/teldabase/ (php-Skript) oder www.earthlingsoft.net/Rechnungs Checker/ (nur für Mac, nicht Windows).